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内容証明は郵便物の差出日付、差出人、宛先、文書の内容を日本郵便株式会社が証明する制度です。
差出人が作成した手紙（いつ、誰に、この内容であなたが出しました）という手紙の内容を公文書とするために制度です。（郵便法48条、内国郵便約款127条・131条、電子郵便約款39条）
第48条内容証明の取扱いにおいては、会社において、当該郵便物の内容である文書の内容を証明する。
このため、裁判所への提訴・調停・非訴手続・損害賠償・告訴・告発などの法的措置の前段階として常用されています。
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内容証明作成のルール
①文章1通のみの内容であること
②内容証明では使用可能な文字が限定される。
ひらがな・カタカナ、漢字、数字（算用・漢数字）句読点、かっこ、記号。記号は、一般的なものに限る。英字（アルファベット）は、氏名・会社名・商品名などの固有名詞のみ使用できる。
③内容証明は日本語でのみ作成可能である。
④筆記具は自由。ただし手書きでの作成の場合はインクの出る筆記具を用いるのが通常、パソコンの使用も可能
⑤公文書にA4判が採用されてからはA4判で書くことが標準的
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謄本作成のルール
①行数及び字数の制限
縦書き（１行２０字以内、２６行以内）
横書き（１行１３字以内、４０行以内）
横書き（１行２６字以内、２０行以内）
横書き（１行１３字以内・２段組、４０行以内・合計段組）
②句読点や記号を1個1字と計算する。
③カッコは上下・左右で１文字と
④記号は１個１文字
⑤謄本の文字・記号の訂正、削除、挿入は必ず訂正の方法によって行います。
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郵便枚数
正本1通と謄本2通を作成。
正本は送達され謄本の1通は日本郵便が5年間保存し、もう1通は差出人が保存するために返却されます。
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